Bij de transitie naar organiseren op basis van
vertrouwen gaat het veel over loslaten. Het loslaten van procedures, van
regels, van functies en van het denken in hokjes en gebaande paden. Hier is al
veel over geschreven en gezegd, maar hoe doe je dat nu concreet, waarmee kan je
beginnen?
In deze column willen we een concrete stap met u
delen die de basis vormt van deze wijze van organiseren.
In een vorm te geven transitieproces naar
organiseren op basis van vertrouwen moeten dus de gebaande paden en regels
worden losgelaten en/of opnieuw ter discussie worden gesteld. Dat wil niet
zeggen dat er niets voor in de plaats komt. Je zal op zoek moeten gaan naar een
nieuwe set van zaken waar je als individu en als organisatie houvast aan hebt,
de zogenaamde ‘pijlers’. Bovendien is het heel menselijk om niet het oude te
willen loslaten zonder uitzicht op iets nieuws.
Fundament
Dit nieuwe ‘houvast’ in de vorm van ‘pijlers’ van
je organisatie werkt niet vanuit structuur of controle, maar eerder als
fundament onder alles wat je doet. Wat is je doel als organisatie? Wat is de
“why” die de mensen uit de organisatie delen? Welke principes delen we? En
welke uitgangspunten?
Gezamenlijk
gecreƫerd
Essentieel is dat de pijlers, als ‘grondvesten’ van
de organisatie, niet top-down worden vastgesteld. Juist het gezamenlijk bepalen
wat de pijlers zijn, betekent dat dit de breed geaccepteerde en doorleefde
principes zijn, waar je elke dag weer van uit kan en mag gaan.
Een case
uit de praktijk
Een voorbeeld uit de praktijk is het
transitieproces bij de Zorggroep Eerste Lijn. Hierin was een belangrijk stap
het vaststellen van de pijlers als ‘tegenhanger’ van functies en procedures.
In een sessie met de mensen van de organisatie
werden gezamenlijk de pijlers vastgesteld. Opvallend was dat onderhuids veel
van de pijlers wel al beleefd werden, maar nooit waren uitgesproken. Juist de
gesprekken over de nuances gaven veel inzicht; “Waarom vind je dat?” en “O,
bedoel je dat er mee”. Geen grote verrassingen dus, wel het effect dat nu het besproken
en opgeschreven is, het ‘echter’ is. En daardoor tastbaar bruikbaar als basis
voor plannen, discussies en besluiten.
Onze pijlers zijn:
1. Buiten de gebaande paden
2. 1+1=3
3. Gezamenlijk belang boven individueel belang
4. Positiviteit
5. Eerlijk en transparant
6. Spiegelen (scherp houden)
Kernwaarden
Omdat we bij het maken van de pijlers ook aanliepen
tegen aan aantal kernwaarden die erg dicht aan liggen tegen de pijlers, maar
toch van een iets ander abstractie niveau zijn, hebben we de kernwaarden ook
gelijk benoemd.
Onafhankelijk van elkaar kwamen we met 4 groepen op
deze zelfde kernwaarden uit:
1. Lef
2. Vertrouwen
3. Gunnen
4. Eigen verantwoordelijkheid
En dan er
echt mee werken…
Na zo’n sessie sluipt het gevaar dat de uitkomsten
onder in een la belanden. We hebben de pijlers nog tastbaarder gemaakt door ze
te visualiseren. We hebben er de passende afbeeldingen bij gezocht en op kantoor gehangen. Een mooi
fundament om steeds weer naar te kunnen (ver)wijzen. “Weten jullie nog, dit was
ons principe”.
Over de auteurs:
Yvonne van Kemenade heeft als Directeur van de Zorggroep Eerste lijn de transitie naar organiseren op basis van vertrouwen ingezet.
Danielle Gruijs is communicatieadviseur bij Springfish, zij begeleidt het transitieproces bij de Zorggroep Eerste Lijn vanuit haar praktijkervaring met deze manier van organiseren.
Danielle Gruijs is communicatieadviseur bij Springfish, zij begeleidt het transitieproces bij de Zorggroep Eerste Lijn vanuit haar praktijkervaring met deze manier van organiseren.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten